Si vous ne souhaitez pas attendre que la compagnie de téléphone configure votre ligne fixe, sachez que vous pouvez la configurer vous-même via un service de téléphonie Internet ou Système VoIP. Mais avant de le faire, voici quelques choses à faire et à ne pas faire qui vous aideront à configurer le nouveau système téléphonique de votre petite entreprise.
Faire n°1 : Choisissez un système téléphonique qui répond à vos besoins
Avant de mettre en place un système téléphonique pour petite entreprise, vous devez en trouver un qui correspond à vos besoins et à votre budget. Lorsque vous comparez différents systèmes, virtuels ou manuels, tenez compte des facteurs commerciaux essentiels, tels que le nombre d’employés, le type d’entreprise et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour trouver le bon choix.
À ne pas faire n°1 : surcompliquer les systèmes avec des fonctionnalités inutiles
La plupart des entreprises doivent transférer des appels, configurer une messagerie vocale et ajouter de nouvelles extensions, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas utiles. Votre type d’entreprise déterminera les fonctionnalités qui vous conviennent, alors réfléchissez au préalable à ce dont vous avez besoin. Sinon, vous paierez pour quelque chose que vous n’utiliserez pas.
Faire n°2 : créer un message d’accueil vocal convivial et professionnel
Créer un message d’accueil convivial et professionnel sur la messagerie vocale est une chose que vous devriez toujours faire lorsque configurer un téléphone professionnel. Les clients peuvent être confus s’ils entendent un message d’accueil général, mais un message personnalisé peut aider les gens à faire la distinction entre les membres de l’équipe et les services.
À ne pas faire n°2 : utilisez un seul numéro pour les appels personnels et professionnels
N’utilisez jamais le même numéro de téléphone pour vos appels personnels et professionnels. Non seulement cela manque de professionnalisme, mais cela rend également difficile pour les clients de vous joindre. Heureusement, la plupart des systèmes téléphoniques virtuels vous permettent de connecter plusieurs numéros au même téléphone ou appareil de communication.
Faire n°3 : configurer un numéro de téléphone central avec des extensions
Si vous disposez d’un système téléphonique traditionnel et que vous ne souhaitez pas payer pour un nouveau numéro, vous pouvez plutôt configurer un numéro de téléphone central avec des extensions. Lorsque vos clients appellent, le système téléphonique peut demander à l’utilisateur d’ajouter un poste, qui le connecte à un employé interne.
À ne pas faire n°3 : ignorez l’importance de la sécurité pour vos systèmes
L’un des principaux défis émergents en matière de cybersécurité ce sont les attaques de sécurité mobile. Si les téléphones mobiles font partie de vos systèmes téléphoniques, assurez-vous de protéger les données de votre entreprise et de vos clients en utilisant des connexions sécurisées. Assurez-vous de crypter toutes les informations client sensibles sur vos serveurs.
Faire n°4 : Testez votre système téléphonique avant de passer en direct
Les systèmes téléphoniques sont compliqués à installer, vous pouvez donc rencontrer quelques problèmes avant de les mettre en ligne. Pour éviter toute interruption ou perte de ventes, testez votre système téléphonique. Vérifiez que tout fonctionne correctement en appelant les employés internes et en leur demandant d’appeler le téléphone professionnel.
À ne pas faire n°4 : oubliez de former vos employés à l’utilisation du système
Même si vos employés sont habitués à travailler avec un système téléphonique professionnel, votre nouveau système ne fonctionnera pas de la même manière que l’ancien modèle. C’est pourquoi vous devez former vos employés à l’utilisation du système téléphonique. Cela garantira qu’ils peuvent communiquer efficacement avec les clients.
Faire n°5 : configurer des notifications pour les appels téléphoniques longs
L’intérêt d’utiliser un système téléphonique est de devenir plus efficace. Mais en plus d’utiliser des fonctionnalités de blocage d’appels et des forums de discussion pour réduire les files d’attente d’appels, les entreprises peuvent utiliser des notifications qui se déclenchent lors de longs appels téléphoniques. De cette façon, le service client sait quand conclure l’appel.
À ne pas faire n°5 : négliger la maintenance régulière du système téléphonique
La maintenance est essentielle pour que votre système téléphonique fonctionne au mieux. Vous ne pouvez pas simplement configurer et oublier votre système téléphonique et vous attendre à ce qu’il réponde aux exigences toujours croissantes de votre entreprise. Assurez-vous de suivre des mises à jour et des réparations régulières pour réduire les complications ou les temps d’arrêt.
