Avec DocSpace, ONLYOFFICE introduit une nouvelle application Web qui permet de partager tous les documents créés dans ONLYOFFICE avec d’autres. À première vue, cela ne semble pas très grave. Mais un examen plus attentif révèle un ensemble de fonctionnalités extrêmement intéressantes. DocSpace est divisé en salles, dans lesquelles des groupes d’utilisateurs spécifiques sont autorisés à modifier des documents spécifiques.
Par exemple, tous les documents utilisés dans l’entreprise peuvent être rassemblés dans une grande salle et seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents dont ils ont besoin, par exemple pour des projets, des tâches ou des services individuels. DocSpace offre les mêmes avantages que la suite ONLYOFFICE déjà établie et les étend avec des options extrêmement pratiques pour la collaboration en ligne et la gestion des droits.
Collaboration en ligne en temps réel et sur n’importe quel contenu
ONLYOFFICE DocSpace propose à tous les employés, collègues, équipes et même invités, si nécessaire, de collaborer sur des documents ou de les visualiser depuis n’importe où dans le monde. La convivialité et la collaboration sont toujours au centre des préoccupations.
Collaboration d’équipe efficace
Avec ONLYOFFICE et DocSpace, vous pouvez collaborer sur des documents avec d’autres participants en temps réel. Plusieurs personnes peuvent simultanément apporter des modifications, ajouter des commentaires et suivre en direct l’avancement d’un projet. Les salles de collaboration offrent l’endroit idéal pour travailler ensemble de manière créative sur des documents, des présentations ou des feuilles de calcul. Vous pouvez choisir d’utiliser un verrouillage de paragraphe dans le document ouvert, afin que vous seul puissiez modifier le paragraphe sur lequel vous travaillez actuellement. Vous pouvez également autoriser tous les participants à modifier n’importe où, en fonction de votre flux de travail individuel.
Stockage centralisé des documents pour tous
Avec DocSpace, vous pouvez utiliser des salles dans lesquelles les utilisateurs peuvent stocker tous les fichiers pertinents pour des projets ou des équipes spécifiques. Cela élimine le processus souvent fastidieux de collecte et de partage manuels de documents par courrier électronique ou même par clé USB. DocSpace vous montre tous les documents disponibles pour vous ou votre équipe dans une structure claire, en distinguant le texte, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers multimédias, les PDF, les livres électroniques et les formulaires. Cela signifie que vous avez toujours une vue d’ensemble et que vous pouvez non seulement gérer facilement les documents, mais également définir les droits pour le fichier ou le dossier concerné en quelques clics. Et si vous ou vos collègues êtes en déplacement et n’avez pas de connexion Internet, avec l’application DocSpace, vous pouvez continuer votre travail hors ligne et synchroniser vos progrès dès que vous êtes de retour sur le net.
Communication en temps réel avec tous les participants
Oubliez les divers outils de communication de la nouvelle ère du bureau à domicile. Avec DocSpace, vous bénéficiez directement de tous les outils dont vous avez besoin pour communiquer en temps réel avec tous les participants. Vous pouvez choisir entre le chat, l’audio et la vidéoconférence. Directement dans le document, sans avoir à exécuter un autre onglet dans le navigateur ou même une autre application à côté. Vous pourrez ainsi travailler en même temps sur la présentation trimestrielle et vivre directement en direct les réactions de votre équipe. Le chat en temps réel peut également être un compagnon pratique lorsque, par exemple, vous travaillez sur un article et le modifiez avec votre rédacteur ou un autre membre de l’équipe. Enfin, cette option permet de communiquer directement avec les invités tels que les clients ou d’autres services, afin qu’ils n’aient pas à s’inscrire séparément sur une autre plateforme.
Gestion des droits simple et claire
En parlant du processus de connexion, DocSpace vous permet de gérer clairement toutes les autorisations et accès et s’appuie sur les dernières normes. Non seulement il est conforme aux normes DSGVO et HIPAA, mais il prend également en charge JSON Web Token (JWT). Cela permet de garantir qu’aucun utilisateur ne puisse accéder à plus de données et de documents que ce qui est autorisé, afin que vous puissiez dormir tranquille, notamment avec les invitations externes. Les autorisations elles-mêmes peuvent être distribuées sous forme d’utilisateurs ou de groupes. Par exemple, attribuez les droits de groupe « Équipe », afin que toute votre équipe puisse modifier un document souhaité. Et choisissez « Invité » pour un accès en lecture seule, une interdiction d’impression et une protection contre le téléchargement. De cette façon, vous pouvez efficacement éviter la duplication de vos documents. Bien entendu, DocSpace vous permet également de protéger les documents par mot de passe si les normes de sécurité ne sont pas encore suffisantes pour votre objectif. De plus, une authentification à deux facteurs et une authentification unique en option garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent réellement se connecter.
ONLYOFFICE comme solution d’auto-hébergement
Ne faites confiance à personne d’autre qu’à vous-même ? Ou bien votre entreprise exige le plus haut niveau de sécurité, vous préférez donc tout prendre en main et l’héberger sur le serveur de l’entreprise ? Bien sûr, ONLYOFFICE peut facilement être hébergé sur votre propre matériel. De cette façon, toutes les données restent toujours au sein de l’entreprise et, si vos employés utilisent votre VPN, ne fuient pas vers l’extérieur, même avec des connexions externes. De plus, vous pouvez régler vous-même les performances de la solution bureautique tout-en-un, puisque tout s’exécute directement sur votre serveur. ONLYOFFICE vous propose un support technique ainsi que des mises à jour logicielles régulières, afin que tous les packages soient toujours à jour.
Suite bureautique flexible pour tout environnement de travail
ONLYOFFICE en combinaison avec DocSpace convient aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises. Les solutions peuvent être adaptées en détail et assez facilement à différentes tailles de projets et environnements de travail, afin que chaque environnement puisse bénéficier d’une gestion documentaire simplifiée. Grâce à son infrastructure évolutive, DocSpace répond également aux exigences des entreprises en croissance. De plus, les utilisateurs peuvent choisir d’utiliser la version cloud d’ONLYOFFICE ou d’exécuter l’application elle-même dans un cloud privé. Cela permet aux entreprises de garder le contrôle de leurs données et d’assurer la protection des données.
Sécurité et confidentialité dans les chambres privées
En particulier lorsque l’on travaille sur des documents sensibles ou confidentiels, il est important qu’ils ne soient pas seulement protégés contre tout accès non autorisé de l’extérieur. DocSpace proposera également dans un avenir proche des salles privées, où chaque caractère saisi est directement crypté de bout en bout. En plus d’une connexion HTTPS sécurisée, cela garantit le plus haut niveau de sécurité contre les attaques dites MITM, dans lesquelles un attaquant potentiel se connecte simplement entre deux points de terminaison et lit le texte. De cette façon, vous pouvez être sûr que les documents stockés dans la salle privée ne sont réellement consultés et modifiés que par les utilisateurs autorisés.
ONLYOFFICE & DocSpace : La symbiose réussie pour une collaboration et une gestion documentaire efficaces
La combinaison d’ONLYOFFICE et de DocSpace constitue une solution intéressante et rentable pour une collaboration efficace et une gestion facile de tous les documents utilisés dans l’entreprise. Avec DocSpace, vous pouvez travailler sur des documents de projet dans des salles spéciales avec d’autres participants ou invités, collecter des idées ou simplement planifier les prochaines étapes lors d’un appel vidéo de groupe tout en réfléchissant.
Le dossier de candidature complet d’ONLYOFFICE est à votre disposition. Le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations ne représentent qu’une fraction des possibilités. Vous pouvez personnaliser toutes les autorisations pour des utilisateurs spécifiques (groupes) et utiliser les outils de communication intégrés. De cette façon, vous pouvez toujours rester en contact avec votre équipe. Que vous préfériez la version cloud ou que vous souhaitiez configurer l’application en tant que gestionnaire de documents local, ONLYOFFICE et DocSpace s’adaptent avec flexibilité à vos besoins et à ceux de votre entreprise – pour une meilleure collaboration et plus d’efficacité dans la gestion de tous les documents.
