Berlin prévoit de passer à la gestion des fichiers numériques à partir de fin 2024. Cela devrait réduire considérablement les délais d’attente des citoyens auprès des autorités publiques. De plus, les données requises seront disponibles plus rapidement. La capitale allemande l’a annoncé dans un communiqué.
Berlin passe à la gestion des fichiers numériques
Le bureau du district de Mitte à Berlin utilise déjà la gestion des fichiers numériques depuis la mi-mai 2022. Apparemment, le premier mois depuis son introduction s’est bien passé, car, comme l’ont annoncé la sénatrice de l’Intérieur Iris Spranger et la ville de Berlin, le fichier numérique sera introduit pour Collaborateurs berlinois d’ici fin 2024 et feront alors partie du travail quotidien.
Le fait que le changement prendra du temps apparaît clairement au vu de la taille même des autorités berlinoises. Environ 70 000 postes de travail PC dans environ 80 autorités seront ensuite convertis en fichiers numériques à tous les niveaux. Selon le Département sénatorial de l’intérieur, de la numérisation et des sports, c’est le début d’un « un changement fondamental vers l’administration du futur ».
La sénatrice de l’Intérieur de Berlin, Iris Spranger (SPD), poursuit : «La gestion électronique des dossiers simplifiera et accélérera beaucoup de choses, de sorte que l’administration du Land de Berlin disposera de plus de temps pour sa tâche la plus importante : les services aux citoyens de notre ville.»
Spranger séduit également les managers et les collaborateurs, car le travail numérique nécessite également de nouveaux modes de pensée et de comportement. C’est pourquoi les autorités sont accompagnées dès le début dans la mise en place afin de faciliter la transition.
Bureau de district de Mitte avec fichier numérique depuis le 16 mai
Le fichier numérique est introduit progressivement depuis le 16 mai 2022 parmi les quelque 3 000 collaborateurs du bureau de district de Mitte. Le démarrage est donné par le service de contrôle. À l’avenir, cela permettra de créer numériquement des documents et des informations en quelques clics et en quelques secondes.
La recherche de fichiers et de processus importants bénéficie également de la gestion des fichiers numériques : les documents peuvent être consultés quel que soit l’emplacement et partagés avec des collègues. Ce qui augmente également l’efficacité du travail. L’IT Service Center (ITDZ) Berlin exploite le « ICT Basic Service Digital File » dans le réseau de l’État de Berlin. L’entrepreneur général pour le déploiement est Materna Information & Communications SE.
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Selon un article du Berliner Morgenpost, l’introduction de l’archivage numérique coûtera au total 135 millions d’euros. 15 autorités doivent être numérisées cette année. Parmi eux figurent l’administration intérieure, la police, la justice et bien d’autres encore. En outre, selon le sénateur Spranger, la numérisation et l’accès aux dossiers indépendamment du lieu renforceront également l’approche du bureau à domicile au sein des autorités berlinoises.
